PETIT GUIDE D'ÉVALUATION PARTICIPATIVE À L'INTENTION DES INITIATIVES DE DÉVELOPPEMENT DES COMMUNAUTÉS
Comment faire ?
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6 - Dresser un bilan et communiquer les résultats

Ce module porte sur l'importance, dans une perspective d'évaluation continue, de réaliser des bilans périodiques et surtout d'en communiquer les résultats aux différentes parties concernées par le projet.

Lorsque l'évaluation se veut continue et qu'elle s'insère au sein même du fonctionnement d'un projet de développement des communautés, il peut être utile de faire un bilan des informations accumulées, et ce, même si l'on n'arrive pas nécessairement à la fin du cycle du projet. Aussi, lorsqu'il sera question de bilan dans ce module, il s'agira indifféremment d'un bilan provisoire ou d'un bilan final.

Le module précédent montrait la pertinence de réaliser de tels bilans qui, en quelque sorte, émergent de l'étape d'analyse des données. Ces premiers bilans et analyses sont utiles, avant tout, à l'équipe d'évaluation et au comité de projet. Néanmoins, il est important de s'assurer que les résultats et les leçons apprises soient communiqués au plus grand nombre possible de personnes, notamment à la communauté et aux acteurs institutionnels ouvrant dans le milieu.

 

Haut de pageDresser un bilan

Faire un bilan demande de rassembler les constats issus de l'analyse et de les synthétiser, pour en tirer quelques leçons générales et, peut-être, quelques pistes d'action. Même si les informations recueillies ont fait l'objet de discussions au sein du comité d'évaluation ou du comité de projet, il est fort utile de produire une synthèse des résultats relatifs à une période de temps précise.

 

Haut de pageCommuniquer les résultats

Les résultats peuvent servir à plusieurs fins, par exemple faire état du chemin accompli à l'occasion d'un événement public, obtenir le soutien d'un partenaire important, ou rédiger une demande de financement. La forme finale que prendra le bilan doit donc être adaptée aux besoins et à ce qu'on veut en faire. Il est utile que les résultats soient « traduits » dans un langage et un format convenant à chaque groupe de personnes que l'on veut rejoindre.

Par exemple, si l'on veut faire état de l'avancement du projet à un conseil municipal, à un conseil d'établissement scolaire ou même à un groupe de citoyens ou de parents d'élèves, la forme classique d'un rapport d'évaluation assez long s'avère probablement peu utile. On peut envisager de faire une synthèse de 2 ou 3 pages sous forme d'un feuillet (par exemple une feuille 8½ x 11, ou 11 x 17 pliée en deux) dont on soigne la présentation. Pour une diffusion générale dans la communauté, on peut insérer ce feuillet dans le journal local ou en faire un article. En fait, les moyens sont nombreux, il s'agit simplement qu'ils soient adaptés au public visé.

Même lorsque le comité d'évaluation veut faire un bilan auprès du comité responsable de l'ensemble de l'initiative, il peut être utile de préparer un document écrit regroupant les faits saillants ou de les présenter sous forme d'une affiche ou d'une présentation PowerPoint.

On peut aussi envisager la rédaction d'un communiqué de presse pour diffusion dans les médias locaux.

Comment construire un rapport d'évaluation

Rédiger un communiqué de presse

 

Haut de pageDes informations immédiatement utilisables

Comme on l'a vu depuis le début, dans une auto-évaluation continue des processus du « comment-on-travaille-ensemble », les personnes engagées dans le projet sont partie prenante de l'évaluation. Elles contribuent à la collecte des données et aux discussions qui l'accompagnent. Ce sont donc elles qui produisent les données et qui, en même temps, font une première analyse. Elles bénéficient donc, de manière continue, des résultats générés par l'évaluation.

Les informations étant produites dans l'action, leur analyse et leur appropriation se font donc instantanément, tant collectivement par les discussions de groupe, qu'individuellement par chaque personne qui est appelée, en compilant des informations, à réfléchir sur sa propre pratique. Dans ce contexte, l'utilisation des résultats dans l'action est immédiate.

 

Haut de pageUn regard sur la durée

Néanmoins, comme on l'a vu, il faut aussi faire des bilans à divers moments au cours d'une démarche ou d'un projet. Cela permet alors d'aller plus loin dans l'analyse et, surtout, de tracer l'évolution d'une démarche dans le temps et de ne pas attendre à la fin de l'évaluation pour modifier l'action à partir de ce qu'on a appris.

L'étape de collecte des données favorise une réflexion à court terme sur l'action au moment où elle se passe, de manière à apporter de petits ajustements. Quant à eux, les bilans périodiques permettent de dégager une vision plus globale de l'action dans une perspective de changements ou de réorientations plus substantiels de l'ensemble du projet. À cet égard, il est utile de rappeler l'arrimage étroit qui existe entre une évaluation de processus menée de manière continue et le processus de planification et de réalisation d'une initiative de développement.

À RETENIR!

Il est important de dresser des bilans périodiques et des bilans finaux d'une évaluation. Il faut toutefois s'assurer que les constats ou résultats qui en sortiront seront présentés dans une forme qui convienne aux besoins.

L'intérêt premier du type d'évaluation proposé ici est de pouvoir servir à améliorer l'action. Au-delà de la simple participation des membres du comité à l'évaluation, les résultats obtenus lors de bilans périodiques ou finaux doivent servir l'action.

 

icone VPESVal-Pin-en-santé fait connaître les retombées de son projet et utilise ses résultats d'évaluation

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