PETIT GUIDE D'ÉVALUATION PARTICIPATIVE À L'INTENTION DES INITIATIVES DE DÉVELOPPEMENT DES COMMUNAUTÉS
Comment faire ?
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4 - Construire un plan d'évaluation et recueillir les données

Ce module rassemble deux étapes du cycle d'évaluation, celle de la confection d'un plan d'évaluation et celle de la collecte des données.

 

Haut de pageLes défis de la collecte d'information (le plan d'évaluation)

C'est un grand défi pour n'importe quelle évaluation que de trouver les moyens les plus adéquats pour recueillir les informations nécessaires. L'objectif est d'aller chercher, de manière continue et systématique, les informations relatives aux dimensions qui ont été identifiées à l'étape précédente. Il faut décider qui fera la collecte des données, quels seront les outils, quelles ressources seront nécessaires et quelle sera la fréquence de la collecte.

Pour préciser comment relier les dimensions à évaluer (c'est-à-dire les objectifs d'évaluation), les méthodes à utiliser, les ressources nécessaires de même que les moments de collecte des données, il est utile de faire un plan d'évaluation. Cet outil constitue un aide-mémoire qui identifie les tâches à accomplir au cours de l'évaluation.

Le plan d'évaluation peut être construit de bien des façons, mais il est souvent présenté sous la forme d'un tableau.

Construire un plan d'évaluation

 

Haut de pageImaginer des outils systématiques et faciles d'utilisation

Pour être utile et fiable, la collecte des données doit être systématique: elle doit permettre de récolter, régulierement et selon le protocole* décidé, des informations sur des éléments retenus au départ. Par ailleurs, les méthodes retenues doivent être pertinentes, c'est-à-dire qu'elles doivent permettre de documenter réellement les questions ou dimensions d'évaluation choisies. Enfin, ces méthodes doivent être réalistes, ce qui veut dire adaptées au contexte du projet et ne demandant pas plus de ressources et de temps que les membres du comité d'évaluation ne peuvent en mettre.

* Protocole : ensemble des moyens et façons de faire dont on a convenu pour mener a bien une tâche.

Les méthodes de collecte doivent également répondre aux caractéristiques suivantes.

Distinguer faits et analyse
L'outil choisi doit permettre de recueillir des faits et des observations aussi bien que faire une place à certains éléments d'analyse. Il est cependant utile de bien distinguer ce que l'on observe (faits et observations) de ce que l'on en pense (commentaires personnels). Deux espaces différents peuvent alors etre prévus à cet effet dans les outils.

Pour aider les personnes qui recueillent l'information à faire cette distinction, on peut faire l'exercice « Ce que j'ai vu ».

Ce que j'ai vu

 

Haut de pageS'insérer facilement dans le quotidien du projet

La principale difficulté dans la collecte continue de l'information est de demeurer systématique, c'est-à-dire de poursuivre la collecte de façon réguliere sur de longues périodes. Pour faciliter ce travail, il est important que la collecte d'information ne prenne pas trop de temps, donc que les outils de collecte soient faciles à compléter.

L'expérience a aussi montré qu'il est important que les outils utilisés soient adaptés aussi bien aux modes de fonctionnement du projet qu'aux habitudes de travail des personnes qui notent les informations.

Favoriser la réflexion et les échanges
Enfin, peu importe la stratégie de collecte de données, il est important qu'elle inclue des moments de discussion et d'échanges entre les membres du comité d'évaluation et même, s'il est différent de ce dernier, avec les membres du comité de projet.

La force de l'évaluation continue réside justement dans le fait qu'elle implique une contribution des acteurs à la collecte des données et à leur analyse. Elle amène ainsi chaque acteur a réfléchir sur sa propre démarche, sur ses façons de faire individuelles et sur celles du groupe, améliorant ainsi l'action de maniere continue. Par ailleurs, cette réflexion en commun crée de la cohésion dans le groupe, elle permet de renforcer une vision partagée du projet et donne un sens au travail collectif.

 

Haut de pageLes outils de collecte

Plusieurs types d'outils existent et peuvent être combinés selon les besoins de chaque initiative.

Construire un journal de bord

La feuille de route

La ligne de temps

L'entretien (entrevue individuelle)

Le focus-group (groupe de discussion)

Le formulaire de consentement

 

Haut de pageQui doit collecter les données?

De façon générale, il est utile de mettre à contribution le plus grand nombre possible de personnes lors de la collecte de données. Il y a plusieurs façons de procéder, il s'agit donc de choisir celles qui sont le mieux adaptées a notre situation. Voici quelques exemples.

Ces trois façons de faire illustrent quelques enjeux de la collecte des données. Chaque groupe doit se doter des méthodes de collecte de données les plus pertinentes, opérationnelles et, surtout, viables dans son contexte. Cependant, peu importe le modèle retenu, il est essentiel qu'il y ait une personne responsable de la collecte des données. Par ailleurs, lorsque plusieurs personnes sont appelées à consigner leurs observations, il est important de regrouper ces données dans un même document.

 

Haut de pageDéfinir la fréquence de collecte des données

L'échéancier d'évaluation vient préciser à quel rythme seront consignées les informations, grâce à chacun des outils retenus. Dans une évaluation continue, il est important de récolter des informations tout au long du projet; il faut donc préciser si celles-ci seront consignées à chaque mois, à chaque réunion du comité de projet ou d'évaluation, etc. Peu importe le rythme choisi, il est très important d'être systématique et de respecter ce rythme. Plus l'on veut que les données soient riches, plus il est important de les consigner souvent.

Il est possible d'utiliser, en complément à une méthode de collecte continue, un ou des outils de collecte ponctuelle (par exemple un sondage). Il suffit simplement de bien l'intégrer dans le plan général d'évaluation. D'ailleurs, le besoin de collecter des informations non prévues au départ peut très bien se présenter en cours de route, par exemple pour tenir compte d'un fait nouveau ou simplement pour saisir une occasion « impossible à manquer ». Encore une fois, il s'agit de demeurer cohérent avec les intentions d'origine et d'être attentif à ce que les informations ainsi récoltées soient réintroduites avec les autres pour analyse par les participants.

À RETENIR!

Le plan d'évaluation permet de préciser, pour chaque dimension à évaluer :

  • les méthodes de collecte d'information;
  • la fréquence et le calendrier de cette collecte;
  • les responsables de la collecte.

Puisqu'on parle ici d'auto-évaluation participative, il est crucial de préciser de quelle façon les membres des comités d'évaluation et de projets contribueront à la collecte et a l'analyse.

La collecte d'information doit être systématique et les méthodes réalistes et pertinentes. Elles doivent également :

  • permettre de distinguer faits et analyse;
  • s'insérer facilement dans le quotidien du projet;
  • favoriser la réflexion et les échanges.

 

icone VPESL'équipe d'évaluation bâtit son plan d'évaluation

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